Planifier

“Le temps, c’est de l’argent” est un dicton bien connu dans le monde des affaires. Avec des vies bien remplies, nous sommes toutes conscientes du fait que le temps est limité et qu’il faut le gérer afin d’en faire le meilleur usage possible.

L’organisation de cette ressource est un véritable défi, mais savoir comment l’utiliser est un outil crucial, et disposer d’un agenda ou d’un outil de planification est essentiel. Il y a une réelle différence entre utiliser son agenda et savoir comment l’utiliser efficacement. Nous vous donnons ici 5 conseils pour vous aider à gérer efficacement votre emploi du temps afin de gagner quelques heures supplémentaires par semaine.

1. Choisissez l’outil qui vous convient

Agenda papier ou électronique ?

Dès le départ, vous devez réfléchir au type d’agenda que vous utiliserez pour une gestion optimale du temps. De nos jours, les gens sont de plus en plus attachés à leur smartphone ou à leur ordinateur, alors si c’est votre cas, si vous êtes très à l’aise avec les nouvelles technologies, l’agenda électronique est fait pour vous ! Il existe des outils gratuits très populaires en ligne, comme Google Calendar, qui vous permet de synchroniser plusieurs calendriers entre tous vos appareils.

Toutefois, si vous faites partie de ceux qui ont besoin de sentir le papier et préfèrent utiliser un stylo, alors utilisez-le, ce n’est pas un problème. L’outil doit s’adapter à la personne qui l’utilise, et non l’inverse. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les agendas électroniques, ne vous forcez pas. Si vous préférez écrire à la main, continuez à utiliser un agenda en papier.

Quoi qu’il en soit, choisissez votre agenda en fonction de l’aisance avec laquelle vous l’utilisez. Si vous faites le contraire, vous risquez d’avoir plus de mal.

2. Faites la différence entre urgent et important

Nous savons tous qu’un agenda doit contenir toutes vos réunions et tout ce que vous devez faire dans la journée. Cependant, vous pouvez anticiper et prioriser vos tâches en fonction de deux critères :

1. Tâches importantes
2. Tâches urgentes.

Cela vous aidera à mieux organiser votre emploi du temps. Vous devriez choisir vos priorités en partant de ces deux critères, vous vous assurerez ainsi que vos tâches quotidiennes seront dans le bon ordre.

3. Regroupez une catégorie d’activités sur un même créneau horaire

Il s’agit de faire les tâches qui sont similaires en même temps. Ainsi, dès que vous commencez à planifier votre semaine, prenez d’abord le temps de réfléchir et d’avoir une vision globale de votre emploi du temps. Par exemple, réservez vos lundis aux réunions, réunions internes le matin, réunions externes l’après-midi.

Chaque jour, essayez de vous abstenir de faire un grand nombre de tâches différentes, mais regroupez plutôt les activités similaires dans un seul créneau horaire. Votre esprit ne se concentrera que sur une seule chose à la fois, et vous économiserez de l’énergie. Votre esprit sera capable de trier rapidement toutes les informations, et vous gagnerez un temps précieux.

4. Planifiez vos réunions en fonction de votre propre rythme

Nous oublions parfois que notre emploi du temps dépend de nous-mêmes, de notre propre rythme. Par exemple, nous travaillerons mieux si nous savons à l’avance à quel moment de la journée nous sommes plus efficaces pour une certaine tâche. Par exemple, si vous vous sentez plus concentrée le matin, utilisez ce moment pour planifier les activités qui vous demandent d’être plus concentrée. Si vous pensez que vous serez plus à l’aise pour gérer vos réunions externes le mardi après-midi, planifiez-les en conséquence.

Pour y parvenir, apprenez à vous connaître avant tout. Ensuite, organisez votre emploi du temps en fonction de votre propre rythme.

5. Auto-évaluez-vous…

Enfin, l’auto-évaluation est cruciale car apprendre à gérer son temps au quotidien est fondamental pour toute entrepreneure. Tout d’abord, au début de chaque semaine, fixez des objectifs spécifiques. À la fin de chaque semaine, vous pourrez faire une évaluation rapide de votre programme hebdomadaire. Prenez le temps de faire le bilan de votre semaine, de vérifier les choses qui ont bien marché et celles qui n’ont pas marché, afin de pouvoir ajuster votre programme à l’avenir. Gardez à l’esprit tous les conseils précédents lorsque vous faites cela. Vous serez en mesure d’avoir un meilleur programme pour la semaine suivante. En poursuivant l’auto-évaluation, vous améliorerez toujours votre planning et gagnerez ainsi de plus en plus de temps.

En bref, personne ne devrait se lever le matin sans avoir la moindre idée de ce que sera la journée, des tâches et des activités à accomplir. Donc, si vous voulez gérer votre emploi du temps et gagner plus d’heures, gardez ces 5 conseils à l’esprit.

Enfin un dernier conseil et non des moindres : bien gérer son agenda, c’est aussi se préparer aux imprévus. Il est important de conserver une certaine flexibilité dans votre emploi du temps et de prévoir une marge d’erreur de 20 %. Maintenant, c’est à vous d’appliquer ces conseils et nous vous promettons que vous ne perdrez pas de temps, c’est même tout le contraire !

Ensuite, nous examinerons l’utilisation d’un diagramme de Gantt, un outil de gestion de projet utile pour vous aider à planifier vos tâches, ce qui est particulièrement utile pour vous assurer que vous respectez les délais importants !